Todo Gestor de TI naturalmente busca desenvolver um departamento eficiente e ágil, afinal de contas, uma estrutura ineficiente atinge diretamente no resultado da empresa e não acompanha as inovações do mercado, demora para responder a implementação de novas tecnologias, produtos e serviços. A imagem do departamento fica arranhada perante a Direção e aos outros departamentos.

Departamento de TI eficiente em 10 passos

O processo de busca da eficiência do departamento de TI não deve custar a sanidade mental da equipe; a motivação da equipe alinhada com o foco na melhoria é muito importante no processo de tomada de decisão em conjunto. O Gestor de TI focado na eficiência do departamento deve se envolver, “meter mão na massa”, decisões importantes são tomadas no chão de fábrica e não sentado em uma cadeira.

Tenha uma visão 360º

Os Gestores de TI, entre outras tarefas, definem a direção diária da equipe, auxilia informando como suas atribuições estão ajudando a empresa a atingir seus objetivos de negócios e atua como mentor.

Pesquisas internas, combinadas com análises de 360 ​​graus, podem servir como excelentes ferramentas para identificar áreas onde os líderes de projeto são bem sucedidos, onde podem precisar de melhorias e até mesmo onde a intervenção direta é necessária. As revisões de projetos devem acontecer no mínimo a cada 90 dias.

Caso durante uma avaliação problemas forem detectados, é importante enfrentar o problema de forma rápida e efetiva. Pode ser oferecido um treinamento específico para o gestor do projeto ou revisar o projeto sugerindo mudanças no planejamento para que este volte aos trilhos.

Comunique de forma clara os objetivos

Não existe pior motivador do que deixar a equipe no escuro, sem saber quais são os objetivos para o departamento. É muito importante manter um fluxo de informações eficiente entre os membros da equipe e o Gestor. Da mesma forma que o alinhamento do Gestor de TI com a Direção da empresa mantem o planejamento do departamento de TI sempre no rumo.

O sentimento de participação dos membros da equipe é fundamental para qualquer projeto de Departamento de TI eficiente, assim todos tem certeza de que estão participando efetivamente do sucesso da empresa.

A motivação da equipe de TI começa com a honestidade do Gestor. Muitos Gestores de TI fazem reuniões super elaboradas com muitos slides e cheias de analogias, quando na verdade, tudo o que ele precisa é explicar qual é o quadro atual da empresa e mostrar de forma clara como as atividades de cada um se encaixam nos objetivos e estratégias.

Depois de estabelecidas as metas da equipe, procurar estabelecer metas individuais e fazer o acompanhamento one-on-one. Assim e possível medir o engajamento de cada um e ao mesmo tempo promover a melhoria contínua das tarefas. Metas individuais podem ser: treinamentos, palestras e conferências ou outros meios para melhorar as habilidades técnicas.

Fornecer as ferramentas certas para o sucesso do projeto

Fornecer equipamentos e softwares inadequados para a equipe é condenar o departamento a uma performance medíocre. Obrigado os membros da equipe a gastar boa parte do tempo com tarefas monótonas que poderiam facilmente ser automatizadas. Ferramentas de automação como as de implantação contínua, livram a equipe de tarefas rotineiras repetitivas e entediantes.

Existem centenas de ferramentas disponíveis no mercado, o segredo é escolher aquelas que mais se encaixam nos objetivos da equipe e ofereçam módulos de monitoramento, gestão e em alguns casos de autocorreção.

Acompanhamento dos indicadores de performance

“KPIs – Key performance indicators” ou simplesmente Indicadores de níveis de performance, são cruciais no monitoramento dos níveis gerais de performance do Departamento de TI. O perigo é o foco nos níveis de performance errados. O importante é selecionar KPIs que são importantes para a empresa como um todo e não somente para o Departamento de TI.

Manter o foco em coletar, analisar e reportar dados de KPIs ligados a fatores críticos para empresa, ajuda também a detectar outro fator chamado KRI key risk indicators ou Indicadores de Nível de Risco, que podem alertar o Departamento de TI sobre riscos que podem comprometer os resultados do departamento e da empresa.

Planejamentos baseados em dados reais e bem desenvolvidos e um cronograma ativo são importantes para prevenir o burnout ou esgotamento dos membros da equipe. Não é saudável trabalhar com surpresas como a falta de verba, projetos adicionais que não estavam na agenda; essa é uma grande falha na liderança de TI e infelizmente acontece com frequência.

Um Departamento de TI eficiente mantém equipe engajada e motivada

Uma das técnicas que mais dão resultado no departamento de TI é a técnica dos objetivos em cascata:

Os objetivos em cascata do COBIT 5 são mecanismos que traduzem as necessidades das partes interessadas, transformando-os em específicos, acionáveis e personalizados objetivos corporativos. Para depois, mostrarem objetivos relacionados a TI e aos objetivos do facilitador.

Esta técnica permite que cada membro da equipe reconheça o valor dos objetivos alcançados e a sua contribuição na realização e nos benefícios.

Resistir a tentação do microgerenciamento

O microgerenciamento é um comportamento que vem do líder e torna rígida e minuciosa toda gestão e administração de um setor ou empresa. É a dificuldade que ocorre em Departamentos de TI onde o líder não consegue dar liberdade para os membros da equipe tomarem decisões; é uma forma de centralização de todos as decisões, por mínimas que sejam, na figura do líder.

Líderes de TI afirmam que concordam e delegam poderes aos subordinados, mas ao primeiro sinal de problema, toma tudo novamente e voltam para o microgenrenciamento. É uma reação comum entre os lideres, porem para não caírem na tentação, devem praticar a habilidade de aceitar e conviver com as mudanças. Não significa largar que os projetos andem de acordo com o vento, e sim manter um contato mínimo com o time e não matar a criatividade e a iniciativa de possíveis talentos.

Incentivar os membros da equipe a expandir os conhecimentos

Um das características de líderes de sucesso em TI é a habilidade de motivar os seus liderados a ampliar os conhecimentos em suas áreas de atuação e ao mesmo tempo oportunidades de crescimento dentro da corporação.

Permitir que os colaboradores participem de cursos, treinamentos, conferências e convenções não só aumenta o conhecimento da equipe, permite que estes tragam novas ideias e soluções para o departamento. Além disso há uma quebra na rotina de trabalho aumentando a moral e a motivação.

Considere novas abordagens e métodos

Um dos grandes fatores de melhoria na performance dos Departamentos de TI é a chegada de métodos de agilidade e os DevOps.

Devops é um termo criado para descrever um conjunto de práticas para integração entre as equipes de desenvolvimento de softwares, operações e de apoio envolvidas e a adoção de processos automatizados para produção rápida e segura de aplicações e serviços.

Isso dá ao time de negócios mais participação na prioridade e direção da equipe de entrega das soluções. Geralmente leva a soluções mais simples e alinhadas com os processos do business e são mais fáceis de implementar.

Use as mais avançadas e comprovadas técnicas de gerenciamento

A maioria dos Gestores de TI são contratados com base em seus conhecimentos sobre tecnologia da informação e recebem pouco ou nenhum treinamento em gerenciamento e liderança. A tendência é que eles acabem adotando os estilos de gerenciamento “Gerenciamento 1.0 ou 2.0”.

Gerenciamento 1.0: os líderes assumem que a melhoria do todo requer monitoramento, reparo e substituição das peças. Pensam na empresa ou no Departamento de TI com se fosse uma maquina Foram os engenheiros que desenvolveram a gestão científica, o estilo de liderança de comando e controle que teve muito sucesso no século XX. Os engenheiros desenvolveram a maioria das estruturas de gerenciamento com design inicial, planejamento de cima para baixo e estruturas e processos de comando e controle.

Gerenciamento 2.0: é aplicado quando os Gerentes de TI percebem que o maior desafio é trabalhar com pessoas, não com máquinas. Em uma organização Management 2.0, todos reconhecem que “as pessoas são os ativos mais valiosos” e que os gerentes devem se tornar “líderes servidores”. Mas, ao mesmo tempo, os gerentes preferem se ater à hierarquia e caem na tentação do microgenrenciamento. Management 2.0 é fazer a coisa certa, da forma errada.

Por outro lado o Gerenciamento 3.o pensa a organização ou o departamento como uma comunidade ou cidade. Você pode fazer o que quiser desde que a comunidade como um todo se beneficie do seu trabalho. Em uma comunidade ou cidade todos compartilham as responsabilidades e são participantes no sucesso. Alguns são designados com responsabilidades pelo todo.

Buscar uma visão externa confiável

Gestores de TI frequentemente concentram o foco em assuntos ligados a tecnologia e acabam não percebendo como o TI impacta outras áreas de negócios da empresa. É importante que haja contato com outras fontes externas confiáveis para que os impactos externos sejam reconhecidos e tragam insights importantes relacionados ao gerenciamento do departamento.

Conclusão

É muito fácil pensar que melhorando a comunicação sobre os objetivos, acompanhar metas e manter a equipe motivada vai imediatamente fazer o Departamento de TI a operar na sua máxima capacidade.

Construir uma equipe de TI de alta qualidade requer tempo, paciência e perseverança. A mudança pode acontecer de forma orgânica a parit do momento que a equipe percebe que o líder está dando passos (mesmo que pequenos) no sentido de reconhecer os ganhos dos indivíduos e do departamento de TI como um todo.

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