Estas e outras questões merecem ser abordadas antes contratar o serviço de consultoria de TI. O Consultor enviado pela empresa, obviamente deve ter mais experiência do que a equipe em determinadas áreas para suprir lacunas de conhecimento do departamento, esse é um processo mais rápido do que o treinamento e a qualificação de um membro da equipe.

A empresa de consultoria de TI normalmente é contratada em situações em que algo precisa ser melhorado ou um novo procedimento precisa passar a vigorar a curto prazo e sob pressão; por isso é importante seguir alguns passos para contratar a empresa correta:

1. O funcionário da empresa consultoria vai se integrar a equipe de IT?

Uma vez contratada a empresa de consultoria de TI é importante estabelecer em quais condições aquele profissional vai atuar na empresa. É importante uma parceria com o Departamento de RH para que seja estabelecido como os consultores de TI vão atar: como funcionários da empresa ou apenas como consultores.

Se a atuação for como a de um funcionário do departamento, esse consultor deverá estar presente todos os dias na empresa dentro do horário de expediente, portar crachá de identificação, passar pelo processo de integração da empresa, seguir as normas de conduta e de segurança da empresa, participar de treinamentos, fazer as refeições na empresa, emitir relatórios periódicos e prestar contas como qualquer outro membro da equipe.

Se for atuar como consultor de TI, deverá ser especificado as atribuições e horários de trabalho e forma de como os resultados desse trabalho poderá ser medido. Ainda sim, seguir todas as diretrizes de segurança da empresa, passar pelo processo de integração e portar crachá de identificação.

Existem 3 fatores a serem considerados:

Comportamental: O Gestor de TI tem o controle sobre a atuação consultor de TI como um todo?

Financeiro: Os aspectos de remuneração e benefícios desse consultor dizem respeito de alguma forma empresa contratante?

Tipo de relação com a contratante: No contrato de consultoria consta que a atuação do consultor não representa vínculo empregatício com a empresa contratante?

O serviço de consultoria de TI envolve também questões trabalhistas que devem ser consideradas por ambas as partes, a falha na comunicação entre os deveres e obrigações entre as empresas pode colocar em risco o objetivo da contratação da consultoria.

2. Proteção da propriedade intelectual

A proteção de propriedade intelectual é muito importante para a empresa contratante do serviço de consultoria de TI. Senhas e acessos a servidores, sistemas de gestão, redes sociais, sistema  administrativo do website devem ser compartilhados e controlados.

É preciso garantir que a empresa contratante não se veja refém da empresa de consultoria de TI, caso o contrato seja encerrado, todos os acessos e senhas devem ser devolvidos a empresa contratante imediatamente.

3. Faça entrevista detalhada com o consultor que atenderá a empresa

Como a empresa de consultoria de TI terá uma atuação importante na empresa, nada mais prudente que a empresa contratante conheça o consultor ou consultores que vão atuar junto a equipe. Para isso existem métodos de entrevista para identificar aptidões como: empatia, capacidade de trabalho em equipe, atitude perante a situações de crise e o mais importante, qual é a experiência do consultor na área onde vai atuar no departamento de TI.

É importante que a empresa contratante deixe bem claro qual é a importância da atuação da empresa de consultoria de TI no atual contexto da empresa e qual é o nível de envolvimento necessário para que o projeto tenha sucesso.

4. Entenda a metodologia da empresa de consultoria de TI

Entender o papel do consultor pode ser a chave para o sucesso ou o fracasso da contratação. Entender o processo de trabalho dos consultores auxilia o Gestor de TI prestar contas a Direção da empresa quando é feita a apresentação de medição de KPIs relacionados diretamente com a atuação do consultor de TI.

5. Tenha um contrato de trabalho detalhado

Certifique que todos os detalhes da atuação do serviço de consultoria de TI estão descritos no contrato de trabalho antes de ser assinado, incluindo, custos, horas trabalhadas, metas, prazos e também os custos externos.

É altamente aconselhável que a empresa contratante tenha o seu próprio modelo de contratação de terceirizados, assim pode-se garantir que ambas as empresas estão cientes dos deveres e obrigações da prestação de serviço.

6. Acordo de confidencialidade

O consultor de TI terá acesso a informações estratégicas da empresa, e pode ser que a empresa de consultoria de TI atenda também empresas concorrentes da contratante. A assinatura de um acordo de confidencialidade que garanta que as informações permaneçam seguras deve fazer parte do contrato de de trabalho.

7. O legado de conhecimento da Empresa de Consultoria de TI

A empresa de consultoria de TI também deve fazer o intercâmbio de conhecimentos com a empresa contratante. Após o término do projeto a empresa de consultoria deverá deixar um legado de conhecimento, fazendo com que a equipe ganhe experiência na implantação e manutenção dos novos processos.

A consultoria de TI da WPS começa com a avaliação operacional da empresa que determina a eficiência operacional e a capacidade do ambiente de TI. A partir de então começa o trabalho de implementação do plano estratégico para o lançamento, teste e implementação de novas soluções.

O principal objetivo da Consultoria de TI da WPS é permitir que a Direção das empresas e os gestores de TI possam dedicar o seu tempo para a gestão do negócio, sabendo que tem uma empresa parceira focada na eficiência dos sistemas e da infraestrutura de TI para a redução de custos, agilidade e redução do tempo de parada de servidores.

Ao contratar a Consultoria de TI a empresa passa a receber orientações de profissionais qualificados nas diversas áreas relacionadas a Tecnologia da Informação:

• Site Survey;
• Implantação de Software;
• Infraestrutura de redes;
• Ambiente de nuvem;
• Implantação de sistemas;
• Soluções de negócios de TI.

A Consultoria de TI da WPS vai além do aconselhamento sobre as decisões estratégicas do departamento, o profissionais que atuam no serviço de consultoria são orientados para a melhoria da infraestrutura de acordo com o planejamento estratégico das empresas. Entre em contato hoje mesmo!

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Todo Gestor de TI naturalmente busca desenvolver um departamento eficiente e ágil, afinal de contas, uma estrutura ineficiente atinge diretamente no resultado da empresa e não acompanha as inovações do mercado, demora para responder a implementação de novas tecnologias, produtos e serviços. A imagem do departamento fica arranhada perante a Direção e aos outros departamentos.

Departamento de TI eficiente em 10 passos

O processo de busca da eficiência do departamento de TI não deve custar a sanidade mental da equipe; a motivação da equipe alinhada com o foco na melhoria é muito importante no processo de tomada de decisão em conjunto. O Gestor de TI focado na eficiência do departamento deve se envolver, “meter mão na massa”, decisões importantes são tomadas no chão de fábrica e não sentado em uma cadeira.

Tenha uma visão 360º

Os Gestores de TI, entre outras tarefas, definem a direção diária da equipe, auxilia informando como suas atribuições estão ajudando a empresa a atingir seus objetivos de negócios e atua como mentor.

Pesquisas internas, combinadas com análises de 360 ​​graus, podem servir como excelentes ferramentas para identificar áreas onde os líderes de projeto são bem sucedidos, onde podem precisar de melhorias e até mesmo onde a intervenção direta é necessária. As revisões de projetos devem acontecer no mínimo a cada 90 dias.

Caso durante uma avaliação problemas forem detectados, é importante enfrentar o problema de forma rápida e efetiva. Pode ser oferecido um treinamento específico para o gestor do projeto ou revisar o projeto sugerindo mudanças no planejamento para que este volte aos trilhos.

Comunique de forma clara os objetivos

Não existe pior motivador do que deixar a equipe no escuro, sem saber quais são os objetivos para o departamento. É muito importante manter um fluxo de informações eficiente entre os membros da equipe e o Gestor. Da mesma forma que o alinhamento do Gestor de TI com a Direção da empresa mantem o planejamento do departamento de TI sempre no rumo.

O sentimento de participação dos membros da equipe é fundamental para qualquer projeto de Departamento de TI eficiente, assim todos tem certeza de que estão participando efetivamente do sucesso da empresa.

A motivação da equipe de TI começa com a honestidade do Gestor. Muitos Gestores de TI fazem reuniões super elaboradas com muitos slides e cheias de analogias, quando na verdade, tudo o que ele precisa é explicar qual é o quadro atual da empresa e mostrar de forma clara como as atividades de cada um se encaixam nos objetivos e estratégias.

Depois de estabelecidas as metas da equipe, procurar estabelecer metas individuais e fazer o acompanhamento one-on-one. Assim e possível medir o engajamento de cada um e ao mesmo tempo promover a melhoria contínua das tarefas. Metas individuais podem ser: treinamentos, palestras e conferências ou outros meios para melhorar as habilidades técnicas.

Fornecer as ferramentas certas para o sucesso do projeto

Fornecer equipamentos e softwares inadequados para a equipe é condenar o departamento a uma performance medíocre. Obrigado os membros da equipe a gastar boa parte do tempo com tarefas monótonas que poderiam facilmente ser automatizadas. Ferramentas de automação como as de implantação contínua, livram a equipe de tarefas rotineiras repetitivas e entediantes.

Existem centenas de ferramentas disponíveis no mercado, o segredo é escolher aquelas que mais se encaixam nos objetivos da equipe e ofereçam módulos de monitoramento, gestão e em alguns casos de autocorreção.

Acompanhamento dos indicadores de performance

“KPIs – Key performance indicators” ou simplesmente Indicadores de níveis de performance, são cruciais no monitoramento dos níveis gerais de performance do Departamento de TI. O perigo é o foco nos níveis de performance errados. O importante é selecionar KPIs que são importantes para a empresa como um todo e não somente para o Departamento de TI.

Manter o foco em coletar, analisar e reportar dados de KPIs ligados a fatores críticos para empresa, ajuda também a detectar outro fator chamado KRI key risk indicators ou Indicadores de Nível de Risco, que podem alertar o Departamento de TI sobre riscos que podem comprometer os resultados do departamento e da empresa.

Planejamentos baseados em dados reais e bem desenvolvidos e um cronograma ativo são importantes para prevenir o burnout ou esgotamento dos membros da equipe. Não é saudável trabalhar com surpresas como a falta de verba, projetos adicionais que não estavam na agenda; essa é uma grande falha na liderança de TI e infelizmente acontece com frequência.

Um Departamento de TI eficiente mantém equipe engajada e motivada

Uma das técnicas que mais dão resultado no departamento de TI é a técnica dos objetivos em cascata:

Os objetivos em cascata do COBIT 5 são mecanismos que traduzem as necessidades das partes interessadas, transformando-os em específicos, acionáveis e personalizados objetivos corporativos. Para depois, mostrarem objetivos relacionados a TI e aos objetivos do facilitador.

Esta técnica permite que cada membro da equipe reconheça o valor dos objetivos alcançados e a sua contribuição na realização e nos benefícios.

Resistir a tentação do microgerenciamento

O microgerenciamento é um comportamento que vem do líder e torna rígida e minuciosa toda gestão e administração de um setor ou empresa. É a dificuldade que ocorre em Departamentos de TI onde o líder não consegue dar liberdade para os membros da equipe tomarem decisões; é uma forma de centralização de todos as decisões, por mínimas que sejam, na figura do líder.

Líderes de TI afirmam que concordam e delegam poderes aos subordinados, mas ao primeiro sinal de problema, toma tudo novamente e voltam para o microgenrenciamento. É uma reação comum entre os lideres, porem para não caírem na tentação, devem praticar a habilidade de aceitar e conviver com as mudanças. Não significa largar que os projetos andem de acordo com o vento, e sim manter um contato mínimo com o time e não matar a criatividade e a iniciativa de possíveis talentos.

Incentivar os membros da equipe a expandir os conhecimentos

Um das características de líderes de sucesso em TI é a habilidade de motivar os seus liderados a ampliar os conhecimentos em suas áreas de atuação e ao mesmo tempo oportunidades de crescimento dentro da corporação.

Permitir que os colaboradores participem de cursos, treinamentos, conferências e convenções não só aumenta o conhecimento da equipe, permite que estes tragam novas ideias e soluções para o departamento. Além disso há uma quebra na rotina de trabalho aumentando a moral e a motivação.

Considere novas abordagens e métodos

Um dos grandes fatores de melhoria na performance dos Departamentos de TI é a chegada de métodos de agilidade e os DevOps.

Devops é um termo criado para descrever um conjunto de práticas para integração entre as equipes de desenvolvimento de softwares, operações e de apoio envolvidas e a adoção de processos automatizados para produção rápida e segura de aplicações e serviços.

Isso dá ao time de negócios mais participação na prioridade e direção da equipe de entrega das soluções. Geralmente leva a soluções mais simples e alinhadas com os processos do business e são mais fáceis de implementar.

Use as mais avançadas e comprovadas técnicas de gerenciamento

A maioria dos Gestores de TI são contratados com base em seus conhecimentos sobre tecnologia da informação e recebem pouco ou nenhum treinamento em gerenciamento e liderança. A tendência é que eles acabem adotando os estilos de gerenciamento “Gerenciamento 1.0 ou 2.0”.

Gerenciamento 1.0: os líderes assumem que a melhoria do todo requer monitoramento, reparo e substituição das peças. Pensam na empresa ou no Departamento de TI com se fosse uma maquina Foram os engenheiros que desenvolveram a gestão científica, o estilo de liderança de comando e controle que teve muito sucesso no século XX. Os engenheiros desenvolveram a maioria das estruturas de gerenciamento com design inicial, planejamento de cima para baixo e estruturas e processos de comando e controle.

Gerenciamento 2.0: é aplicado quando os Gerentes de TI percebem que o maior desafio é trabalhar com pessoas, não com máquinas. Em uma organização Management 2.0, todos reconhecem que “as pessoas são os ativos mais valiosos” e que os gerentes devem se tornar “líderes servidores”. Mas, ao mesmo tempo, os gerentes preferem se ater à hierarquia e caem na tentação do microgenrenciamento. Management 2.0 é fazer a coisa certa, da forma errada.

Por outro lado o Gerenciamento 3.o pensa a organização ou o departamento como uma comunidade ou cidade. Você pode fazer o que quiser desde que a comunidade como um todo se beneficie do seu trabalho. Em uma comunidade ou cidade todos compartilham as responsabilidades e são participantes no sucesso. Alguns são designados com responsabilidades pelo todo.

Buscar uma visão externa confiável

Gestores de TI frequentemente concentram o foco em assuntos ligados a tecnologia e acabam não percebendo como o TI impacta outras áreas de negócios da empresa. É importante que haja contato com outras fontes externas confiáveis para que os impactos externos sejam reconhecidos e tragam insights importantes relacionados ao gerenciamento do departamento.

Conclusão

É muito fácil pensar que melhorando a comunicação sobre os objetivos, acompanhar metas e manter a equipe motivada vai imediatamente fazer o Departamento de TI a operar na sua máxima capacidade.

Construir uma equipe de TI de alta qualidade requer tempo, paciência e perseverança. A mudança pode acontecer de forma orgânica a parit do momento que a equipe percebe que o líder está dando passos (mesmo que pequenos) no sentido de reconhecer os ganhos dos indivíduos e do departamento de TI como um todo.

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Saber o que cortar, quando cortar e com que profundidade é tanto uma arte quanto uma ciência econômica.

1. Corte de custos em TI sem envolver os outros departamentos da empresa

A recomendação é trabalhar em estreita colaboração com líderes de outros setores da empresa para criar uma estrutura organizacional de TI eficiente e bem definida. Aplicar os investimentos (budget) de TI em áreas essenciais que fazem mais sentido no plano estratégico de TI, sem o distanciamento do plano estratégico global da empresa aplicando a terceirização de TI em áreas menos importantes.

O alinhamento com os departamentos de Compras e RH pode gerar oportunidades de corte de custos em TI que não estavam previstos como: identificar de forma antecipada a renovação de contratos vantajosos para o departamento ou a retenção de talentos importantes.

2. Esperar que a Direção da Empresa exija cortes de custos

O excesso de otimismo combinado com a falta de atenção do Gestor de TI o coloca em uma posição reativa em relação ao corte de gastos que sempre partem da direção da empresa quando olha o cenário financeiro da empresa.

Atrasar a tomada de decisões o até o último minuto limita as opções de corte de orçamento como: redução de pessoal, cancelamento de projetos e cancelamento da compra de ativos.

Quando o Departamento de TI se coloca em uma posição reativa, o Gestor de TI acaba sendo responsabilizado pelo baixo nível dos serviços, uma vez que os cortes necessários não foram feitos de forma eficiente. Oportunidade perdida para o Departamento de TI de se colocar como uma unidade de negócios eficiente, um player estratégico e não apenas operacional.

3. Corte de custos em TI sem a devida análise

Quando as decisões de corte de custos são feitas sem a devida análise e somente se baseando no “feeling” do Gestor, pode expor o departamento a baixa no desempenho e e eficiência. Se os cortes forem feitos sem análise prévia de dados, por exemplo, o resto da infraestrutura de TI e redes ficam expostas ao baixo desempenho.

Outra armadilha na redução de custos é cortar o orçamento com o Data Center a medida que a empresa migra para a nuvem. Pode parecer uma decisão acertada de início, porém, migrar o servidor para a nuvem não justifica o corte imediato em Data Center próprio. É aconselhável que o departamento de TI tome decisões baseadas em várias fontes de dados antes de validar o corte de custos.

4. Adiar investimentos em programas de tecnologia essenciais

Adiar ou interromper investimentos em novas tecnologias pode parecer uma jogada inteligente no corte de custos. Na realidade não é bem assim. Os programas de novas tecnologias para o TI devem passar por revisões constantes já que pequenas economias levam a investimentos bem maiores no futuro.

A medida que as habilidades da equipe começam a “envelhecer”, o departamento perde a habilidade de atender demandas, os membros da equipe com mais talentos sentem que a empresa “ficou pequena” e começam a procurar novos desafios no mercado.

Durante o planejamento é importante criar um roteiro ou cronograma que defina claramente as metas para o departamento e visão do caminho para atingir a estes objetivos.

5. Falha no controle e otimização gastos

Um programa detalhado de otimização de gastos pode sim levar a economias importantes sem afetar o desempenho do departamento de TI. Os investimentos mais relevantes para a empresa devem ser priorizados para determinar quanto esses sistemas precisam ser executados, como: sistemas financeiros, servidores, suporte de desktop e serviços de rede.

A organização e controle dos gastos do departamento de TI permite otimizar os esforços, reduzir a duplicação de gastos ou serviços subutilizados; ao mesmo tempo, é uma ferramenta poderosa em tempos de corte drásticos.

6. Corte de custos muito amplo e indiscriminado

Alguns gestores quando recebem uma solicitação de corte de custos da Direção saem cortando tudo pela frente de forma excessiva e exagerada. Na ânsia de atender ao corte de gastos adotam  princípio do “tamanho único”, onde tudo no departamento deve usar o mesmo valor de verba.

A falta de visão nesse tipo de corte evidência a falta de habilidade por parte do gestor em analisar áreas táticas do departamento de TI, isso acaba impactando de forma negativa na empresa como um todo.

O corte de custos deve ser encarado de forma holística aliando o corte estratégico com a otimização de custos com analise dos benefícios versus o impacto direto em áreas importantes da empresa.

7. Delegar responsabilidades

Em tempos de cortes drásticos e obrigatórios que podem chegar a 15%, há uma tendência entre Gestores de TI de passar a responsabilidade do corte de gastos para os lideres de projetos dentro do departamento. Afinal, cada um deles sabe onde pode ser feito o corte, e na somatória deve-se atingir a meta estipulada de cortes. Na realidade não é bem assim.

Medidas que não são tão populares como a de corte de custos, estão na lista de atribuições do Gestor de TI, passar a responsabilidade para líderes de projeto dentro do departamento causa o efeito de “miopia de esforço” onde os cortes feitos nos projetos afetam áreas estratégicas da empresa comprometendo até mesmo a performance dos colaboradores nas diversas unidades de negócio da empresa.

Outro resultado da entrega da responsabilidade de corte de custos em TI para líderes de projetos é que na verdade, o corte de custos nunca acontece, por pura procrastinação ou argumento de que os projetos já haviam sido aprovados anteriormente e não há margem para cortes.

Consultoria de TI ajuda a não cair em armadilhas

A Consultoria de TI é o conjunto de serviços que auxiliam empresas na avaliação de diferentes estratégias ligadas a tecnologia da informação, atua no planejamento estratégico do departamento oferecendo visão clara do plano arquitetônico, operacional e de implementação avaliando as necessidades ou demandas de TI para o plano de implantação de tecnologias emergentes.

Ao contratar a Consultoria de TI a empresa passa a receber orientações de profissionais qualificados nas diversas áreas relacionadas a Tecnologia da Informação:

• Site Survey;
• Implantação de Software;
• Infraestrutura de redes;
• Ambiente de nuvem;
• Implantação de sistemas;
• Soluções de negócios de TI.

Entre em contato hoje mesmo com a WPS e solicite uma avaliação sem compromisso.

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As empresas contratantes do serviço de terceirização tendem a contratar empresas próximas as sedes, já prevendo o tempo de atendimento. A escolha não se limita apenas a proximidade, a empresa deve reunir a capacidade necessária para atender todas as necessidades da empresa contratante.

Terceirização de TI, benefícios e os custos envolvidos

O atendimento de uma empresa terceirizada para os serviços de TI pode variar de acordo com as demandas e as condições.

Veja abaixo os benefícios da terceirização para a empresa contratante:

• custos mais baixos (ganhos de escala ou taxas de trabalho mais baixas);
• maior eficiência;
• capacidade variável;
• maior foco na estratégia / competências essenciais;
• acesso a habilidades ou recursos;
• maior flexibilidade para atender às mudanças nas condições comerciais e de negócios;
• Agilidade no lançamento de novos projetos no mercado;
• custo fixo menor em infraestrutura interna;
• acesso à inovação, propriedade intelectual e liderança inovadora;
• possível melhora do fluxo de caixa resultante da transferência de ativos para o novo provedor.

Alguns riscos:

• tempo de resposta mais lento;
• falta de conhecimento ou domínio do negócio do contratante;
• barreiras linguísticas ou culturais;
• diferenças de fuso horário;
• falta de controle.

Lista de Serviços

BPO – Business Process Outsourcing ou Terceirização de processos de negócios; é um termo abrangente para definir a terceirização de um processo de negócios específica, como a folha de pagamento. O BPO costuma ser dividido em duas categorias:

• BPO de back-office, que inclui funções internas de negócios, como faturamento ou compras;
• BPO de front-office, que inclui serviços relacionados ao cliente, como marketing ou suporte técnico.

A terceirização de TI, portanto, pode ser qualificada como um subconjunto da terceirização de processos de negócios.

Enquanto a maior parte da terceirização de processos de negócios envolve a execução de processos padronizados para uma empresa, a terceirização de processos de conhecimento (KPO) envolve processos que exigem pesquisa avançada e habilidades analíticas, técnicas e de tomada de decisão, como P&D farmacêutico ou pesquisa de patentes.

Terceirização está claramente sob a responsabilidade do Diretor de TI ou CIO – Chief Information Office. No entanto, os Diretores de TI tem outras atribuições que não estão relacionados apenas com a terceirização. O Diretor de TI pode melhorar e muito os resultados da terceirização apenas com o acompanhamento dos processos de negócios e aproveitar para a própria empresa todo o conhecimento que está sendo adicionado com a atuação da empresa contratada.

Para saber quais serão os impactos para a sua empresa com a atuação de um serviço de consultoria, entre em contato com a WPS e solicite uma avaliação.

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