O Corte de custos em TI sempre está no radar de ajustes financeiros das empresas; o que cortar, quando e quanto é uma ciência econômica. O que acontece muitas vezes é que no empenho de reduzir o desperdício, muitos gestores de TI acabam caindo em armadilhas e cometem erros comuns que prejudicam o departamento de TI, consequentemente os serviços e as operações da empresa.
Saber o que cortar, quando cortar e com que profundidade é tanto uma arte quanto uma ciência econômica.
1. Corte de custos em TI sem envolver os outros departamentos da empresa
A recomendação é trabalhar em estreita colaboração com líderes de outros setores da empresa para criar uma estrutura organizacional de TI eficiente e bem definida. Aplicar os investimentos (budget) de TI em áreas essenciais que fazem mais sentido no plano estratégico de TI, sem o distanciamento do plano estratégico global da empresa aplicando a terceirização de TI em áreas menos importantes.
O alinhamento com os departamentos de Compras e RH pode gerar oportunidades de corte de custos em TI que não estavam previstos como: identificar de forma antecipada a renovação de contratos vantajosos para o departamento ou a retenção de talentos importantes.
2. Esperar que a Direção da Empresa exija cortes de custos
O excesso de otimismo combinado com a falta de atenção do Gestor de TI o coloca em uma posição reativa em relação ao corte de gastos que sempre partem da direção da empresa quando olha o cenário financeiro da empresa.
Atrasar a tomada de decisões o até o último minuto limita as opções de corte de orçamento como: redução de pessoal, cancelamento de projetos e cancelamento da compra de ativos.
Quando o Departamento de TI se coloca em uma posição reativa, o Gestor de TI acaba sendo responsabilizado pelo baixo nível dos serviços, uma vez que os cortes necessários não foram feitos de forma eficiente. Oportunidade perdida para o Departamento de TI de se colocar como uma unidade de negócios eficiente, um player estratégico e não apenas operacional.
3. Corte de custos em TI sem a devida análise
Quando as decisões de corte de custos são feitas sem a devida análise e somente se baseando no “feeling” do Gestor, pode expor o departamento a baixa no desempenho e e eficiência. Se os cortes forem feitos sem análise prévia de dados, por exemplo, o resto da infraestrutura de TI e redes ficam expostas ao baixo desempenho.
Outra armadilha na redução de custos é cortar o orçamento com o Data Center a medida que a empresa migra para a nuvem. Pode parecer uma decisão acertada de início, porém, migrar o servidor para a nuvem não justifica o corte imediato em Data Center próprio. É aconselhável que o departamento de TI tome decisões baseadas em várias fontes de dados antes de validar o corte de custos.
4. Adiar investimentos em programas de tecnologia essenciais
Adiar ou interromper investimentos em novas tecnologias pode parecer uma jogada inteligente no corte de custos. Na realidade não é bem assim. Os programas de novas tecnologias para o TI devem passar por revisões constantes já que pequenas economias levam a investimentos bem maiores no futuro.
A medida que as habilidades da equipe começam a “envelhecer”, o departamento perde a habilidade de atender demandas, os membros da equipe com mais talentos sentem que a empresa “ficou pequena” e começam a procurar novos desafios no mercado.
Durante o planejamento é importante criar um roteiro ou cronograma que defina claramente as metas para o departamento e visão do caminho para atingir a estes objetivos.
5. Falha no controle e otimização gastos
Um programa detalhado de otimização de gastos pode sim levar a economias importantes sem afetar o desempenho do departamento de TI. Os investimentos mais relevantes para a empresa devem ser priorizados para determinar quanto esses sistemas precisam ser executados, como: sistemas financeiros, servidores, suporte de desktop e serviços de rede.
A organização e controle dos gastos do departamento de TI permite otimizar os esforços, reduzir a duplicação de gastos ou serviços subutilizados; ao mesmo tempo, é uma ferramenta poderosa em tempos de corte drásticos.
6. Corte de custos muito amplo e indiscriminado
Alguns gestores quando recebem uma solicitação de corte de custos da Direção saem cortando tudo pela frente de forma excessiva e exagerada. Na ânsia de atender ao corte de gastos adotam princípio do “tamanho único”, onde tudo no departamento deve usar o mesmo valor de verba.
A falta de visão nesse tipo de corte evidência a falta de habilidade por parte do gestor em analisar áreas táticas do departamento de TI, isso acaba impactando de forma negativa na empresa como um todo.
O corte de custos deve ser encarado de forma holística aliando o corte estratégico com a otimização de custos com analise dos benefícios versus o impacto direto em áreas importantes da empresa.
7. Delegar responsabilidades
Em tempos de cortes drásticos e obrigatórios que podem chegar a 15%, há uma tendência entre Gestores de TI de passar a responsabilidade do corte de gastos para os lideres de projetos dentro do departamento. Afinal, cada um deles sabe onde pode ser feito o corte, e na somatória deve-se atingir a meta estipulada de cortes. Na realidade não é bem assim.
Medidas que não são tão populares como a de corte de custos, estão na lista de atribuições do Gestor de TI, passar a responsabilidade para líderes de projeto dentro do departamento causa o efeito de “miopia de esforço” onde os cortes feitos nos projetos afetam áreas estratégicas da empresa comprometendo até mesmo a performance dos colaboradores nas diversas unidades de negócio da empresa.
Outro resultado da entrega da responsabilidade de corte de custos em TI para líderes de projetos é que na verdade, o corte de custos nunca acontece, por pura procrastinação ou argumento de que os projetos já haviam sido aprovados anteriormente e não há margem para cortes.
Consultoria de TI ajuda a não cair em armadilhas
A Consultoria de TI é o conjunto de serviços que auxiliam empresas na avaliação de diferentes estratégias ligadas a tecnologia da informação, atua no planejamento estratégico do departamento oferecendo visão clara do plano arquitetônico, operacional e de implementação avaliando as necessidades ou demandas de TI para o plano de implantação de tecnologias emergentes.
Ao contratar a Consultoria de TI a empresa passa a receber orientações de profissionais qualificados nas diversas áreas relacionadas a Tecnologia da Informação:
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