Um departamento de TI eficiente não é aquele onde todos estão trabalhando no limite de suas capacidades buscando resultados estratosféricos. O departamento de TI eficiente é aquele que busca metas factíveis de acordo com os recursos disponíveis e conta com a capacidade e habilidade dos membros da equipe, aplicando técnicas de gerenciamento para monitorar a rotina: sem “burnout”.
Todo Gestor de TI naturalmente busca desenvolver um departamento eficiente e ágil, afinal de contas, uma estrutura ineficiente atinge diretamente no resultado da empresa e não acompanha as inovações do mercado, demora para responder a implementação de novas tecnologias, produtos e serviços. A imagem do departamento fica arranhada perante a Direção e aos outros departamentos.
Departamento de TI eficiente em 10 passos
O processo de busca da eficiência do departamento de TI não deve custar a sanidade mental da equipe; a motivação da equipe alinhada com o foco na melhoria é muito importante no processo de tomada de decisão em conjunto. O Gestor de TI focado na eficiência do departamento deve se envolver, “meter mão na massa”, decisões importantes são tomadas no chão de fábrica e não sentado em uma cadeira.
Tenha uma visão 360º
Os Gestores de TI, entre outras tarefas, definem a direção diária da equipe, auxilia informando como suas atribuições estão ajudando a empresa a atingir seus objetivos de negócios e atua como mentor.
Pesquisas internas, combinadas com análises de 360 graus, podem servir como excelentes ferramentas para identificar áreas onde os líderes de projeto são bem sucedidos, onde podem precisar de melhorias e até mesmo onde a intervenção direta é necessária. As revisões de projetos devem acontecer no mínimo a cada 90 dias.
Caso durante uma avaliação problemas forem detectados, é importante enfrentar o problema de forma rápida e efetiva. Pode ser oferecido um treinamento específico para o gestor do projeto ou revisar o projeto sugerindo mudanças no planejamento para que este volte aos trilhos.
Comunique de forma clara os objetivos
Não existe pior motivador do que deixar a equipe no escuro, sem saber quais são os objetivos para o departamento. É muito importante manter um fluxo de informações eficiente entre os membros da equipe e o Gestor. Da mesma forma que o alinhamento do Gestor de TI com a Direção da empresa mantem o planejamento do departamento de TI sempre no rumo.
O sentimento de participação dos membros da equipe é fundamental para qualquer projeto de Departamento de TI eficiente, assim todos tem certeza de que estão participando efetivamente do sucesso da empresa.
A motivação da equipe de TI começa com a honestidade do Gestor. Muitos Gestores de TI fazem reuniões super elaboradas com muitos slides e cheias de analogias, quando na verdade, tudo o que ele precisa é explicar qual é o quadro atual da empresa e mostrar de forma clara como as atividades de cada um se encaixam nos objetivos e estratégias.
Depois de estabelecidas as metas da equipe, procurar estabelecer metas individuais e fazer o acompanhamento one-on-one. Assim e possível medir o engajamento de cada um e ao mesmo tempo promover a melhoria contínua das tarefas. Metas individuais podem ser: treinamentos, palestras e conferências ou outros meios para melhorar as habilidades técnicas.
Fornecer as ferramentas certas para o sucesso do projeto
Fornecer equipamentos e softwares inadequados para a equipe é condenar o departamento a uma performance medíocre. Obrigado os membros da equipe a gastar boa parte do tempo com tarefas monótonas que poderiam facilmente ser automatizadas. Ferramentas de automação como as de implantação contínua, livram a equipe de tarefas rotineiras repetitivas e entediantes.
Existem centenas de ferramentas disponíveis no mercado, o segredo é escolher aquelas que mais se encaixam nos objetivos da equipe e ofereçam módulos de monitoramento, gestão e em alguns casos de autocorreção.
Acompanhamento dos indicadores de performance
“KPIs – Key performance indicators” ou simplesmente Indicadores de níveis de performance, são cruciais no monitoramento dos níveis gerais de performance do Departamento de TI. O perigo é o foco nos níveis de performance errados. O importante é selecionar KPIs que são importantes para a empresa como um todo e não somente para o Departamento de TI.
Manter o foco em coletar, analisar e reportar dados de KPIs ligados a fatores críticos para empresa, ajuda também a detectar outro fator chamado KRI key risk indicators ou Indicadores de Nível de Risco, que podem alertar o Departamento de TI sobre riscos que podem comprometer os resultados do departamento e da empresa.
Planejamentos baseados em dados reais e bem desenvolvidos e um cronograma ativo são importantes para prevenir o burnout ou esgotamento dos membros da equipe. Não é saudável trabalhar com surpresas como a falta de verba, projetos adicionais que não estavam na agenda; essa é uma grande falha na liderança de TI e infelizmente acontece com frequência.
Um Departamento de TI eficiente mantém equipe engajada e motivada
Uma das técnicas que mais dão resultado no departamento de TI é a técnica dos objetivos em cascata:
Os objetivos em cascata do COBIT 5 são mecanismos que traduzem as necessidades das partes interessadas, transformando-os em específicos, acionáveis e personalizados objetivos corporativos. Para depois, mostrarem objetivos relacionados a TI e aos objetivos do facilitador.
Esta técnica permite que cada membro da equipe reconheça o valor dos objetivos alcançados e a sua contribuição na realização e nos benefícios.
Resistir a tentação do microgerenciamento
O microgerenciamento é um comportamento que vem do líder e torna rígida e minuciosa toda gestão e administração de um setor ou empresa. É a dificuldade que ocorre em Departamentos de TI onde o líder não consegue dar liberdade para os membros da equipe tomarem decisões; é uma forma de centralização de todos as decisões, por mínimas que sejam, na figura do líder.
Líderes de TI afirmam que concordam e delegam poderes aos subordinados, mas ao primeiro sinal de problema, toma tudo novamente e voltam para o microgenrenciamento. É uma reação comum entre os lideres, porem para não caírem na tentação, devem praticar a habilidade de aceitar e conviver com as mudanças. Não significa largar que os projetos andem de acordo com o vento, e sim manter um contato mínimo com o time e não matar a criatividade e a iniciativa de possíveis talentos.
Incentivar os membros da equipe a expandir os conhecimentos
Um das características de líderes de sucesso em TI é a habilidade de motivar os seus liderados a ampliar os conhecimentos em suas áreas de atuação e ao mesmo tempo oportunidades de crescimento dentro da corporação.
Permitir que os colaboradores participem de cursos, treinamentos, conferências e convenções não só aumenta o conhecimento da equipe, permite que estes tragam novas ideias e soluções para o departamento. Além disso há uma quebra na rotina de trabalho aumentando a moral e a motivação.
Considere novas abordagens e métodos
Um dos grandes fatores de melhoria na performance dos Departamentos de TI é a chegada de métodos de agilidade e os DevOps.
Devops é um termo criado para descrever um conjunto de práticas para integração entre as equipes de desenvolvimento de softwares, operações e de apoio envolvidas e a adoção de processos automatizados para produção rápida e segura de aplicações e serviços.
Isso dá ao time de negócios mais participação na prioridade e direção da equipe de entrega das soluções. Geralmente leva a soluções mais simples e alinhadas com os processos do business e são mais fáceis de implementar.
Use as mais avançadas e comprovadas técnicas de gerenciamento
A maioria dos Gestores de TI são contratados com base em seus conhecimentos sobre tecnologia da informação e recebem pouco ou nenhum treinamento em gerenciamento e liderança. A tendência é que eles acabem adotando os estilos de gerenciamento “Gerenciamento 1.0 ou 2.0”.
Gerenciamento 1.0: os líderes assumem que a melhoria do todo requer monitoramento, reparo e substituição das peças. Pensam na empresa ou no Departamento de TI com se fosse uma maquina Foram os engenheiros que desenvolveram a gestão científica, o estilo de liderança de comando e controle que teve muito sucesso no século XX. Os engenheiros desenvolveram a maioria das estruturas de gerenciamento com design inicial, planejamento de cima para baixo e estruturas e processos de comando e controle.
Gerenciamento 2.0: é aplicado quando os Gerentes de TI percebem que o maior desafio é trabalhar com pessoas, não com máquinas. Em uma organização Management 2.0, todos reconhecem que “as pessoas são os ativos mais valiosos” e que os gerentes devem se tornar “líderes servidores”. Mas, ao mesmo tempo, os gerentes preferem se ater à hierarquia e caem na tentação do microgenrenciamento. Management 2.0 é fazer a coisa certa, da forma errada.
Por outro lado o Gerenciamento 3.o pensa a organização ou o departamento como uma comunidade ou cidade. Você pode fazer o que quiser desde que a comunidade como um todo se beneficie do seu trabalho. Em uma comunidade ou cidade todos compartilham as responsabilidades e são participantes no sucesso. Alguns são designados com responsabilidades pelo todo.
Buscar uma visão externa confiável
Gestores de TI frequentemente concentram o foco em assuntos ligados a tecnologia e acabam não percebendo como o TI impacta outras áreas de negócios da empresa. É importante que haja contato com outras fontes externas confiáveis para que os impactos externos sejam reconhecidos e tragam insights importantes relacionados ao gerenciamento do departamento.
Conclusão
É muito fácil pensar que melhorando a comunicação sobre os objetivos, acompanhar metas e manter a equipe motivada vai imediatamente fazer o Departamento de TI a operar na sua máxima capacidade.
Construir uma equipe de TI de alta qualidade requer tempo, paciência e perseverança. A mudança pode acontecer de forma orgânica a parit do momento que a equipe percebe que o líder está dando passos (mesmo que pequenos) no sentido de reconhecer os ganhos dos indivíduos e do departamento de TI como um todo.
